Privacy Policy – Assistente virtuale

v. 1.0 – Ultimo Aggiornamento: 09/12/2024

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 13-14 Reg. (UE) n. 679/2016 (“Regolamento” o “GDPR”) la presente informativa privacy è resa da SimplifAI Ted S.r.l. in qualità di titolare del trattamento dei dati personali (“Dati”) raccolti e trattati in relazione al servizio di messaggistica automatica di tipo chatbot denominato “Clara” (“Servizio”) presente sulla web-app https://app.bonusx.it/ e mobile app BonusX (congiuntamente le “App”) che consente agli utenti registrati (“Interessati”) di ricevere informazioni in merito ai bonus e agevolazioni pubbliche accessibili tramite le App.

Chi decide perché e come sono trattati i tuoi dati personali?

Titolare del trattamento dei dati è SimplifAI Ted S.r.l., P.IVA 11237050965, con sede legale in Milano, Via Roberto Lepetit n. 18, e-mail: info@bonusx.it (di seguito “Titolare” o “Società”).

Come contattare il responsabile della protezione dei dati?

Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei dati (“DPO”) contattabile inviando una e-mail all’indirizzo di posta elettronica dpo@bonusx.it ovvero scrivendo a: Responsabile della Protezione dei dati c/o SimplifAI Ted S.r.l., Via Roberto Lepetit n. 18, Milano.

Quali tipologie di dati trattiamo?

Le logiche di funzionamento del Servizio non richiedono agli Interessati di identificarsi e/o di procedere all’inserimento di dati personali mediante la chat. I Dati che la Società tratta, raccolti qualora gli Interessati decidano di usufruire del Servizio, sono i seguenti:

• Dati di navigazione (ad es. Indirizzo IP, browser, dispositivo e altre informazioni relative all’hardware e software utilizzati per accedere al chatbot, pagina web visitata nel momento di utilizzo del Servizio);
• Dati di utilizzo (ad es. frequenza di accesso al chatbot, la durata delle sessioni);
• Dati anagrafici e/o di contatto condivisi dagli Interessati in fase di creazione del proprio account;
• Dati relative alle pratiche richieste dagli Interessati e dati contenuti nelle stesse (a titolo esemplificativo e non esaustivo dati reddituali e patrimoniali, dati professionali, etc.);
• Cronologia delle conversazioni e contenuto delle stesse.

I suddetti Dati non verranno utilizzati dalla Società, né dal provider del servizio di infrastruttura cloud per l’utilizzo di modelli di intelligenza artificiale generativa per l’addestramento dei modelli di intelligenza artificiale individuati. Il Titolare ha altresì implementato misure di sicurezza tecniche idonee a garantire che l’LLM individuato acceda ai Dati esclusivamente in modalità lettura e limitatamente per le finalità e per il periodo necessario per il riscontro alle richieste formulate dall’Interessato. 

Il Servizio non richiede altresì agli Interessati di trasmettere informazioni riconducibili a categorie particolari di dati, quali dati relativi al proprio stato di salute, orientamento sessuale, opinioni politiche, etc. Si invitano gli Interessati a non inserire queste informazioni nella chat. Si precisa che, a fronte della trasmissione di categorie particolari di dati personali in assenza di specifica manifestazione del consenso, il Titolare non potrà essere ritenuto responsabile a nessun titolo, nè potrà ricevere contestazioni di sorta, poiché in tal caso il trattamento sarà consentito in quanto avente ad oggetto dati resi manifestamente pubblici dall’interessato, in conformità con l’art. 9(1) lett. e) GDPR.

A cosa ci servono i tuoi dati, quale base giuridica ci autorizza ad utilizzarli e per quanto tempo li conserviamo?

La Società acquisisce e tratta i Dati per le finalità e in forza delle basi giuridiche di seguito specificate. 

I dati saranno conservati in una forma che consenta l’identificazione degli Interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità indicate, nel rispetto del principio di minimizzazione di cui all’art. 5.1 c) GDPR.

Finalità del trattamento		Base giuridica	Periodo di conservazione
Erogazione del Servizio, ovverosia fornire supporto e assistenza tramite il chatbot in merito ai bonus e agevolazioni pubbliche accessibili tramite le App.		Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali adottate su richiesta degli Interessati (art. 6(1) lett. b) GDPR)	I dati verranno conservati fino alla cancellazione dell’account degli Interessati, salvo conservazione dei dati per adempiere a finalità di legge.
Valutazione e miglioramento della qualità del Servizio sulla base dei feedback e dei dati di utilizzo raccolti attraverso la revisione delle conversazioni.		Legittimo interesse della Società(art. 6(1) lett. f) GDPR)
Monitoraggio dell’utilizzo del Servizio e analisi delle tendenze e dei modelli degli Interessati per scopi statistici tramite dati anonimizzati.		Legittimo interesse della Società(art. 6(1) lett. f) GDPR)	N/A (dati anonimi)

In conformità al GDPR, il Titolare dichiara di aver svolto un approfondito bilanciamento di interessi finalizzato a proteggere e garantire gli interessi e i diritti fondamentali degli Interessati.

Il conferimento di Dati è facoltativo e non pregiudica in alcun modo la possibilità di accedere ai servizi offerti dalla Società. 

A chi comunichiamo i tuoi dati?

La Società potrà comunicare alcuni tuoi Dati ai soggetti dei quali si avvale per lo svolgimento di attività necessarie per il raggiungimento delle finalità indicate e descritte al precedente paragrafo 4, tra cui a titolo esemplificativo:

• fornitori di servizi di archiviazione e servizi informatici utilizzati dal Titolare (ad es. Amazon Web Services);
• soggetti pubblici a cui tali dati devono essere comunicati obbligatoriamente per previsioni di legge o ordini dell’Autorità.

Tali soggetti agiscono in qualità di autonomi titolari del trattamento o responsabili del trattamento. In tale ultimo caso, il Titolare ha stipulato specifico accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR (Nomina a Responsabile del Trattamento). L’elenco dei Responsabili del trattamento può essere richiesto contattando il Titolare e/o il DPO ai recapiti indicati al precedente paragrafo 2.

I Dati saranno trattati dal personale interno del Titolare specificamente autorizzato ai sensi dell’art. 29 del GDPR.

I tuoi dati sono trasferiti in un paese al di fuori dell’Unione Europea e come sono tutelati?

Di regola il Titolare non trasferisce i Dati verso Paesi al di fuori dell’Unione Europea. Tuttavia, poiché alcuni importanti fornitori di servizi alla nostra infrastruttura hanno sede al di fuori dell’Unione Europea (es. fornitori servizi Cloud), utilizzando i nostri servizi i tuoi Dati potrebbero essere conservati su server ubicati al di fuori del territorio europeo.

In tali ipotesi, garantiamo che il trattamento dei dati personali viene effettuato in conformità alla legge applicabile, adottando garanzie adeguate (quali ad es. decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o altre garanzie previste dal GDPR) nonché misure di sicurezza adatte e appropriate per tutelare la riservatezza dei tuoi Dati.

Maggiori informazioni sui trasferimenti e sulle garanzie adottate possono essere richieste scrivendo ai recapiti indicati al precedente paragrafo 2.

Quali sono i tuoi diritti e come puoi esercitarli?

Gli Interessati hanno il diritto di:

• ricevere conferma del trattamento dei Dati, richiedere l’accesso e copia degli stessi;
• chiedere la rettifica o l’aggiornamento dei Dati, ove inesatti o incompleti;
• domandare, al ricorrere di talune circostanze, la cancellazione dei Dati a te riferibili ovvero la limitazione del trattamento avente oggetto i Dati;
• opporti al trattamento, compresa la profilazione (diritto di opposizione), fatta salva l’esistenza di un prevalente motivo legittimo della Società alla prosecuzione del trattamento;
• revocare il consenso, ove prestato, alle attività di marketing;
• richiedere la portabilità del dato, ove applicabile;
• proporre reclamo all’Autorità di controllo ovvero ricorso all’Autorità giudiziaria. In Italia detta autorità di controllo è rappresentata dal Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati nei confronti del Titolare scrivendo all’indirizzo e-mail info@bonusx.it o contattando il DPO ai recapiti indicati al precedente paragrafo 2.